Zentrale Einbringungsapplikation (ZEBRA)

In diesem Projekt stand im Vordergrund, die aktuellen IST-Prozesse des Forderungsmanagements, der Einbringung diverser Abgaben und des Insolvenz- bzw. Verlassenschaftsmanagements vollständig zu erfassen und zu dokumentieren und basierend darauf ein Zielbild bzw. ein Soll-Konzept für die zukünftige Organisation der zentralen Einbringungsstelle sowie für die Unterstützung der Prozesse durch ein geeignetes Softwaresystem zu erarbeiten. Die daraufhin durch ReqPOOL erarbeiteten möglichen Umsetzungsszenarien sollten der MA6 einen Anstoß für weitere Überlegungen bieten und den Grundstein für die weitere Vorgehensweise bezüglich der zentralen Einbringung legen.

Aufgrund der durch COVID-19 erschwerten Bedingungen Workshops persönlich durchzuführen, wurden die IST-Prozesse in mehreren Terminen via Videokonferenz erhoben, um auch während der Krise weiter im Projekt voranschreiten zu können. Die Termine bezüglich der Soll-Konzeption konnten vor Ort stattfinden. ReqPOOL war darauf bedacht, die Vor- und Nachbereitungen der Termine sowie die Erstellung sämtlicher Ergebnisdokumente selbstständig durchzuführen und schonte dadurch die Ressourcen der Projektverantwortlichen der Stadt Wien erheblich, welche sich somit um andere interne Themen kümmern konnten und in ihrer Arbeit nicht unterbrochen wurden.

Die Kerntätigkeiten von ReqPOOL in diesem Projekt umfassten:

• Ist-Analyse
  • Dokumentenanalyse
  • Erhebung der Ist-Prozesse und des Ist-Organisationsaufbaus im Zuge von Workshops & Interviews
  • Dokumentation & Darstellung der Ist-Prozesse und des Ist-Organisationsaufbaus

• Soll-Konzeption
  • Erarbeitung des Zielbildes bezüglich der Organisation der zentralen Einbringung und der Applikation zur Unterstützung der Prozesse
  • Entwicklung des Soll-Konzeptes inklusive Soll-Prozessen und Abläufen im Zuge von Workshops

• Umsetzungsplanung
  • Erarbeitung möglicher Umsetzungsszenarien für eine technische Unterstützung der Prozesse inklusive Empfehlung für eine Applikation
  • Darstellung einer groben Aufwandsschätzung für ausgewählte Szenarien

• Finalisierung der Ergebnisse
  • Finalisierung der Ergebnisdokumente
  • Qualitätssicherung
  • Ergebnispräsentation vor Stakeholdern

Das Projekt konnte zur vollen Zufriedenheit der Stadt Wien in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Budget abgeschlossen werden. Die Ergebnisdokumente wurden in hoher Qualität finalisiert, von den Hauptverantwortlichen abgenommen und dienen als Grundlage für weitere Überlegungen der Stadt Wien bezüglich der Organisation der zentralen Einbringungsstelle sowie der technischen Unterstützung der Prozesse innerhalb dieser mittels einer geeigneten Applikation. Nach Projektende erfolgen interne Diskussionen bezüglich der Umsetzungsszenarien und die Entscheidungsfindung für eines der Szenarien. Daraufhin wird mit der Umsetzung der Applikation gestartet.

Während des gesamten Projektverlaufs wurde die professionelle und strukturierte Herangehensweise sowie der sympathische und emphatische Art der Expertinnen und Experten von ReqPOOL besonders positiv hervorgehoben.