Robotic Process Automation (RPA)

Im Zuge der internen Digitalisierungsmaßnahmen plante ein Unternehmen die verstärkte Automatisierung von Prozessen durch Robotic Process Automation (RPA). Dies sollte unter anderem die Projektdurchlaufzeiten verkürzen und die Datensammlung über mehrere IT-Systeme hinweg vereinfachen. Das Unternehmen erhoffte sich dadurch schnellere Geschäftsentscheidungen, wie zum Beispiel die Verfolgung von Kunden-Leads. Der Kunde identifizierte RPA als Schlüsseltechnologie und plant nun die Pilotierung von geeigneten Testprozessen in verschiedenen Fachabteilungen, um das Potenzial der Technologie für das Unternehmen zu erkunden.

Gemeinsam mit ReqPOOL wurden Prozesse für die Automatisierung indentifiziert und für die Umsetzung mit RPA vorbereitet. Dabei übernahm ReqPOOL das Management des Pilotprojekts sowie die Koordination und Abstimmung für das technische Setup des RPA-Systems in der Infrastruktur des Kunden. ReqPOOL unterstützte zudem die Entscheidungsfindung für ein passenden Lizenzmodells und der Plattform für den Pilotbetrieb. Gemeinsam mit dem Kunden wurden in Workshops auf Basis von verschiedenen Prozess-KPIs die zu priorisierenden Prozesse für die Automatisierung entschieden. Im letzten Schritt wurde die Umsetzung und Integration von ReqPOOL durchgeführt, um zusätzliche Aufwände eines Dritten zu sparen.

ReqPOOL konnte durch den Aufbau der Plattform, die fachliche Aufzeichnung der Prozesse und die Umsetzung mit RPA in kurzer Zeit drei Einkaufs- und Backoffice-Prozesse automatisieren und den Fachbereichsmitarbeitern zur Unterstützung ihrer täglichen Arbeit zur Verfügung stellen. Zusätzlich wurden Optimierungspotenziale bzgl. der Prozesse identifiziert und die Prozesse wurden agiler und schlanker gestaltet, um redundante Prozessschritte zu eliminieren. Nach dem erfolgreichen Abschluss des RPA-Pilotprojekts hat sich der Kunde entschlossen, weiterhin mit ReqPOOL an diesem Thema zu arbeiten. Aktuell wird die Überführung der Pilot-RPA-Plattform in eine unternehmensweite Plattform geplant. Darüber hinaus sind weitere Prozesse zur Automatisierung geplant, und erste Sondierungen sind bereits im Gange. Zusätzlich zum Support-Betrieb der drei bestehenden Prozesse müssen diese weiterentwickelt und angepasst werden.