Die zentrale Einbringungsstelle der Magistratsabteilung 6 wurde mit Juni 2018 gegründet. Nach der Einführung und Umsetzung der Prozesse ergaben sich jedoch einige Herausforderungen in der organisatorischen Struktur und den Arbeitsabläufen. Daher wurde das Thema „Zentrale Einbringung“ neu analysiert. Die Bearbeitung der Einbringungsakten sowie der telefonischen und schriftlichen Kund:innenanfragen erfolgte von Mitarbeiter:innen in den Gruppen der jeweiligen Buchhaltung. Aufgrund der fehlenden zentralen Steuerung der Rückstandsakten, müssen sich Kund:innen bei unterschiedlichen Rückständen an mehrere Stellen wenden. Durch die aktuelle Abwicklung in unterschiedlichen Buchungskreisen in SAP können die einzelnen Geschäftsfälle darüber hinaus nicht übersichtlich dargestellt werden.

Um die Arbeitsabläufe und die Organisation der Rückstandsakten zu verbessern, sollten im Zuge einer Business Analyse zuerst organisatorische Optimierungspotentiale durch eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse erhoben und ein Konzept für die Umsetzung bzw. Unterstützung der Prozesse mit einer neuen Software erstellt werden. Abgeleitet aus der IST-Situation wurden Erkenntnisse und Empfehlungen entwickelt, durch welche ein Zielbild mit unterschiedlichen Szenarien zur zukünftigen Abwicklung der zentralen Einbringung erstellt wird. Ziel ist es, die Einbringungsstelle der MA6 als zentrale Ansprechpartnerin für die Kund:innen, Gerichte sowie den Erhebungs- und Vollstreckungsdienst zu etablieren und die Rückstandsakten und alle damit verbundenen Maßnahmen zentral und übersichtlich zu verwalten.

Um das Projektziel zu erreichen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, wurde das Projekt in vier Phasen gegliedert: der Ist-Analyse, der Soll-Konzeption, der Umsetzungsplanung sowie der Ergebnisfinalisierung.

In diesem Projekt stand im Vordergrund, die aktuellen IST-Prozesse des Forderungsmanagements, der Einbringung diverser Abgaben und des Insolvenz- bzw. Verlassenschaftsmanagements vollständig zu erfassen und zu dokumentieren und basierend darauf ein Zielbild bzw. ein Soll-Konzept für die zukünftige Organisation der zentralen Einbringungsstelle sowie für die Unterstützung der Prozesse durch ein geeignetes Softwaresystem zu erarbeiten. Die daraufhin durch ReqPOOL erarbeiteten möglichen Umsetzungsszenarien sollten der MA6 einen Anstoß für weitere Überlegungen bieten und den Grundstein für die weitere Vorgehensweise bezüglich der zentralen Einbringung legen.  

Aufgrund der durch COVID-19 erschwerten Bedingungen Workshops persönlich durchzuführen, wurden die IST-Prozesse in mehreren Terminen via Videokonferenz erhoben, um auch während der Krise weiter im Projekt voranschreiten zu können. Die Termine bezüglich der Soll-Konzeption konnten vor Ort stattfinden. ReqPOOL war darauf bedacht, die Vor- und Nachbereitungen der Termine sowie die Erstellung sämtlicher Ergebnisdokumente selbstständig durchzuführen und schonte dadurch die Ressourcen der Projektverantwortlichen der Stadt Wien erheblich, welche sich somit um andere interne Themen kümmern konnten und in ihrer Arbeit nicht unterbrochen wurden. 

Die Kerntätigkeiten von ReqPOOL in diesem Projekt umfassten:

• Ist-Analyse
  • Dokumentenanalyse
  • Erhebung der Ist-Prozesse und des Ist-Organisationsaufbaus im Zuge von Workshops & Interviews
  • Dokumentation & Darstellung der Ist-Prozesse und des Ist-Organisationsaufbaus

• Soll-Konzeption
  • Erarbeitung des Zielbildes bezüglich der Organisation der zentralen Einbringung und der Applikation zur Unterstützung der Prozesse
  • Entwicklung des Soll-Konzeptes inklusive Soll-Prozessen und Abläufen im Zuge von Workshops

• Umsetzungsplanung
  • Erarbeitung möglicher Umsetzungsszenarien für eine technische Unterstützung der Prozesse inklusive Empfehlung für eine Applikation
  • Darstellung einer groben Aufwandsschätzung für ausgewählte Szenarien

• Finalisierung der Ergebnisse
  • Finalisierung der Ergebnisdokumente
  • Qualitätssicherung
  • Ergebnispräsentation vor Stakeholdern

Das Projekt konnte zur vollen Zufriedenheit der Stadt Wien in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Budget abgeschlossen werden. Die Ergebnisdokumente wurden in hoher Qualität finalisiert, von den Hauptverantwortlichen abgenommen und dienen als Grundlage für weitere Überlegungen der Stadt Wien bezüglich der Organisation der zentralen Einbringungsstelle sowie der technischen Unterstützung der Prozesse innerhalb dieser mittels einer geeigneten Applikation. Nach Projektende erfolgen interne Diskussionen bezüglich der Umsetzungsszenarien und die Entscheidungsfindung für eines der Szenarien. Daraufhin wird mit der Umsetzung der Applikation gestartet.

Während des gesamten Projektverlaufs wurde die professionelle und strukturierte Herangehensweise sowie der sympathische und emphatische Art der Expertinnen und Experten von ReqPOOL besonders positiv hervorgehoben.

„ReqPOOL hat uns in diesem Projekt äußerst professionell und kompetent unterstützt. Besonders begeistert hat uns, dass die Expertinnen und Experten von ReqPOOL unsere Herausforderungen und Prozesse im Zuge der Einbringung der Rückstandsakten sehr schnell verstanden haben. Die Workshops und Termine wurden sehr gut und umfangreich vorbereitet, sodass es sehr einfach war, konstruktive Diskussionen und Gespräche zu den relevanten Themen zu führen. Die Ergebnisse, vor allem die definierten Umsetzungsszenarien, sind für uns eine hervorragende Entscheidungsgrundlage für die weitere Vorgehensweise bezüglich der Organisation und der technischen Unterstützung der zentralen Einbringung. Wir freuen uns über weitere Projekte mit ReqPOOL.“
– Erich Schwammenschneider, Leiter Stabstelle Strategie, Stadt Wien MA6