Unsere Kunden stehen häufig vor der Herausforderung, dass bestehende Dokumentenmanagement– und Enterprise Content Management (ECM)-Systeme ihre Bedürfnisse nicht ausreichend erfüllen. Häufig liegt ein Silodenken vor, bei dem Informationen in abgeschotteten Abteilungen verbleiben und somit die organisationsweite Zusammenarbeit behindert wird. Zudem führen ineffiziente Prozesse und komplizierte Berechtigungsstrukturen zu einer eingeschränkten Nutzung von Dokumenten, was die Produktivität hemmt. Viele Systeme weißen zudem eine geringe Benutzerfreundlichkeit auf, was die Akzeptanz der Nutzer senkt und die Einführung neuer Prozesse erschwert.
Wir unterstützen unsere Kunden dabei diese Hürden zu überwinden, eine integrierte Lösung zu finden und eine effiziente, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen.
ECM- und DMS-Systeme bieten zahlreiche Mehrwerte, die über die bloße Dokumentenverwaltung hinausgehen. Während ein DMS primär Dokumente verwaltet, integriert ein ECM-System zusätzlich Inhalte aus verschiedenen Umfeldsystemen und sorgt für deren zentrale Verwaltung und Nutzung. Wichtige Funktionen umfassen Workflows, die die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen ermöglichen, sowie Tagging-Systeme, die die Suche und Organisation von Dokumenten verbessern. Vorschaufunktionalitäten erhöhen die Benutzerfreundlichkeit, als auch Massenuploads, Volltextsuchen oder die Umwandlung von OCR-Texten die Effizienz in Prozessen steigern. Ein transparentes Rollen- und Rechtesystem fördert die Vernetzung und das Wissensmanagement der gesamten Organisation.
Der erste Schritt auf dem Weg zum unternehmensweiten Wissensmanagement ist die Erhebung des Ist-Zustands der bestehenden Systeme und Prozesse. Dabei geht es darum, die derzeitigen Dokumentenmanagement-Prozesse zu verstehen und Schwachstellen zu identifizieren. Eine gründliche Analyse der vorhandenen Strukturen, einschließlich der eingesetzten Technologien und der bestehenden Arbeitsabläufe, ist essenziell. Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für die anschließende Zieldefinition und ermöglicht es, spezifische Anforderungen und Potenziale zu erkennen. Wichtig ist es, alle relevanten Stakeholder in diesen Prozess einzubeziehen, um ein umfassendes Bild der aktuellen Situation zu erhalten und die Weichen für die kommenden Schritte zu stellen.
Nach der Bestandsaufnahme folgt die klare Definition der Ziele, die mit der Einführung eines neuen ECM- oder DMS-Systems erreicht werden sollen (Business Case). Dies geschieht im Rahmen des Requirements Engineerings, bei dem in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen die spezifischen Anforderungen an das System erarbeitet werden. Diese Anforderungen werden detailliert spezifiziert und dienen als Grundlage für die Auswahl der passenden Lösung. Dabei ist es entscheidend, nicht nur die funktionalen Anforderungen zu berücksichtigen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen an die Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems zu bedenken. Diese Zieldefinition sorgt dafür, dass das gewählte System die Bedürfnisse des Unternehmens langfristig erfüllt und das unternehmensweite Wissensmanagement effektiv unterstützt.
Im Anschluss an die Zieldefinition erfolgt die Beschaffung der geeigneten ECM- oder DMS-Lösung. Hierbei ist es wichtig, eine unabhängige Auswahl unter Berücksichtigung der festgelegten Anforderungen vorzunehmen. Die Erstellung einer Shortlist potenzieller Anbieter und die Durchführung eines Request for Proposal (RFP) sind zentrale Schritte in diesem Prozess. Scope Governance spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass der Implementierungspartner die festgelegten Anforderungen innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und Budgets erfüllt. Durch eine klare Definition der Projektziele und eine kontinuierliche Überwachung des Fortschritts wird gewährleistet, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen und die neue Lösung optimal im Unternehmen implementiert wird.
Nach der Implementierung eines ECM- oder DMS-Systems ist es entscheidend, eine nachhaltige Governance-Struktur zu etablieren, die den langfristigen Erfolg der Lösung sicherstellt. Dies beinhaltet die kontinuierliche Anpassung der Systeme an sich ändernde Geschäftsanforderungen sowie die regelmäßige Schulung der Nutzer, um eine hohe Akzeptanz und effektive Nutzung der Systeme zu gewährleisten. Eine nachhaltige Organisation stellt sicher, dass das Wissensmanagement im Unternehmen kontinuierlich verbessert wird und die Systeme flexibel auf neue Herausforderungen reagieren können. Durch eine aktive Governance und die Einbindung aller relevanten Stakeholder wird das unternehmensweite Wissensmanagement langfristig gestärkt und das Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet.
